日々発生する請求書の発送業務。請求データを紙に印刷、封入、郵便局での発送、と面倒な作業が多く、月末月初はいつも請求書等の発送作業で残業になってしまう、というご企業も多いのではないでしょうか。手間がかかるだけでなく、発送数が増えるほど郵送費も増額するため、請求書の郵送作業には多くのコストがかかっています。

そこで本記事では、企業の経理担当者に対して実施した、請求書発行業務に関する調査をもとに、経理担当者が感じている請求書の郵送費に関する課題と、その対策方法を紹介したいと思います。

【課題】

・請求書は現在でも紙での送付が多い。（80％以上）

・紙ベースの業務、手作業が業務の負担になっている。

・特定の締め日に業務が集中し毎月残業が発生している。

【考察】

・電子化することによって、紙や手作業を少なくすることはできないのか？

【なぜいままで電子化されなかったか】

・取引先によって希望する送付方法が異なるため、業務・管理が煩雑。

・費用および費用対効果における懸念。

・帳票の発行数が少。

【もし電子化されたら】

・郵送よりも早く受け取れるため、社内処理に時間的な余裕ができる。

・データとして残るので、万が一紛失しても、紙での再発行を依頼しなくて良い。

・データで保存できるので、ファイリングする手間も場所もいらない。

・コストも業務量も削減できる。

【解決手立てのひとつとして】

・「e-announce」https://www.e-announce.net/ は郵送コストを大幅に削減します。