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【請求書】の郵送を効率化ってできるの?メリットとデメリットもご紹介



目次[非表示]

  1. 1.【BtoB企業の電子請求書の5つのデメリット】
    1. 1.1.デメリット1.請求先企業の負担
    2. 1.2.デメリット2.取引先の了承をもらう手間
    3. 1.3.デメリット3.請求現場の混乱
    4. 1.4.デメリット4.情報漏えいのリスク
    5. 1.5.デメリット5.改ざんのリスク
  2. 2.【電子請求書の5つのメリット】
    1. 2.1.メリット1.コスト削減
    2. 2.2.メリット2.業務工数の削減
    3. 2.3.メリット3.封入ミス、未達、紛失の防止
    4. 2.4.メリット4:検索や管理の簡素化
    5. 2.5.メリット5:インターネット上であればどこでも作業可能
  3. 3.【電子請求書システム導入前に注意すべき3つのポイント】
    1. 3.1.セキュリティチェックをしておこう
    2. 3.2.システムのカスタマイズが必要か確認しておこう
    3. 3.3.他システムとの連携が可能か確認しておこう
  4. 4.【まとめ ~ 請求書は「紙」から「電子」へ ~】


【BtoB企業の電子請求書の5つのデメリット】

2005年のe-文書法制定によって、請求書の電子化が可能となりました。今まで紙に出力し、切手を貼って郵送していた請求書をWebシステムやPDFで代行する手法です。SI事業者は多くのメリットを訴えていますが、BtoBにおいては、デメリットもあるようです。このデメリットから確認しましょう。

以下のデメリットの紹介では、様々な事例をベースにして再構成した、3つのケーススタディの中で可能性として考えられるデメリットを紹介しましょう。


デメリット1.請求先企業の負担

コスト削減やペーパーレスを目的に、電子請求書を活用する事例は多くあります。しかし、請求する側の企業はメリットを期待できるものの、請求先となるお客様はどうでしょうか。従来の業務フローを変更せざるを得なくなり、煙たがれる例も少なくありません。

例えば、化学薬品を製造販売しているA社。その納品先は中小企業が多く、大手系列のA社は強い立場にありました。このため、多くの得意先は仕入先であるA社の指示に従いましたが、支払いの現場は混乱しました。

例外的に発生したA社の要求が業務フローを乱し、効率悪化の原因となったのです。営業部門も、お客様の不満があらわになって、商売がしづらくなったとこぼしています。


デメリット2.取引先の了承をもらう手間

電子請求書が請求先企業の負担になることは説明した通りです。それでもA社は大手系列という強い立場で押し切りました。この押し切りができない企業が多くあります。何しろ相手はお客様です。

これは老舗の商社の例ですが「新社長がペーパーレス化を進める一環でWeb請求書を導入しました。しかし、お客様から了承が得られず2年で断念しました」という話もあります。


デメリット3.請求現場の混乱

効率化を目指したはずなのに、逆に請求現場の混乱を招いてしまった例もあります。建築資材を提供するB社では、入念に電子請求書の企画を立案し、お客様からの要求に柔軟に対応できる仕組みを構築しました。お客様からのきめ細かい要求に応えて、高い率の電子化を目指したのです。

ところが、その要求があまりにバラバラでした。それぞれのお客様が異なるフローやフォーマットを要求してくることから、かえって煩雑な業務になってしまいました。


デメリット4.情報漏えいのリスク

多くの製品でセキュリティ対策がされているとはいえ、電子データが第三者に抜き取られる可能性もゼロではありません。情報漏洩が起きた場合は、企業にとっても大きな損害をもたらす可能性があることは理解しておきましょう。


デメリット5.改ざんのリスク

第三者による改ざんの危険性があることを理解しておきましょう。そのため、電子データが改ざんされていないことの証明として「タイムスタンプ」を付与するなどの対策も合わせておこなうことをおすすめします。


【電子請求書の5つのメリット】

電子請求書のデメリットばかりを紹介しましたが、もちろんメリットもあります。それを具体的に確認していきましょう。


メリット1.コスト削減

請求書に限らず、帳票の電子化はコスト削減効果を数字で訴えやすい分野です。そこで、コスト削減の効果を試算してみましょう。従来、C社では以下のコストがかかっていました。

●印刷 (白黒A4×2枚)8円

●封筒 (窓付き 長3 糊付き)10円

●切手 (定形25g以下)82円

●月間請求数 500件

( 8 + 10 + 82 ) × 500 = 50,000(月間)=年間60万円

これからわかるように、月間請求数 500件であれば、年間60万円の削減に成功します。これに保管費もかかっている場合は、さらに経費節減になります。

しかし、SI事業者であるE社は「こうやって結果的な数字を見せれば納得するお客様もいるのですが、構築の初期費用を示すと決断できません。長い目で見て欲しいと思います」と語っています。


メリット2.業務工数の削減

コスト削減ばかりではありません。人手も削減できます。これも大きい効果です。

たとえば請求の業務フローは以下のようになっています。

1.請求書の作成

2.請求書の印刷

3.請求書へ押印・封入

4.請求書の送付・取引先受領

5.請求書(控)のファイリング保管

電子化することで、これを自動化できます。

前出のE社は「この効率化にもぜひ注目して欲しい。社員をもっと生産的なコアコンピタンス事業に集中するべきです」と訴えています。


メリット3.封入ミス、未達、紛失の防止

ビジネスの拡大、お客様の増加、請求処理の複雑化にともない、ミスが増える危険性があります。請求ミスはお客様からの信頼性を著しく損ないます。情報漏えいの危険性もあります。請求書を印刷し、そのままプリンタに放置してしまう、あるいは発送ミスなどのケースです。これら危険性を電子化することで大幅に削減できます。


メリット4:検索や管理の簡素化

これまでは紙でファイリングしていたため、請求書を探す際に手間と時間がかかっていました。しかし、システム導入によりデータで保管できるため、検索や管理が容易になります。顧客からの問い合わせにも素早く検索・回答が可能することができます。


メリット5:インターネット上であればどこでも作業可能

インターネット環境とPCがあれば、どこでも作業することができます。そのため、在宅勤務者でも対応することができ、多様な働き方に柔軟に対応することが可能です。


【電子請求書システム導入前に注意すべき3つのポイント】

実際に製品を導入することになった場合、どのようなポイントに注意すればよいのでしょうか。以下、3つご紹介します。


セキュリティチェックをしておこう

デメリットで前述したとおり電子データの改ざんリスクがあるため、選定の際にはセキュリティ項目を確認しておきましょう。データを管理するデータセンターやサーバーの監視体制や、SSL暗号化などのセキュリティ対策が万全な製品を選定することがポイントです。


システムのカスタマイズが必要か確認しておこう

自社、および取引先の状況を鑑みて、システムのカスタマイズが必要かどうか、事前に確認しておきましょう。自社でシステムを構築するオンプレミス型はカスタマイズを自由に行えますが、クラウド型だと提供会社のシステムを利用しているため、機能追加やシステム変更が難しい場合があります。

カスタマイズが必要な場合は、製品が対応しているかどうかを確認することが重要です。


他システムとの連携が可能か確認しておこう

会計・販売管理システムなどと連携できると、請求額の入力が自動でできるなど、さらに請求書発行を効率化することができます。現在は連携可能な製品が多く登場していますが、念のため確認しておくとよいでしょう。


【まとめ ~ 請求書は「紙」から「電子」へ ~】

電子請求書はエコにも貢献するため、その面からの説得も有効です。このほか紹介したように、電子請求書のメリットとデメリットは数値にして比較しやすい分野です。現状を分析し、導入する価値があるのかどうかを検討してみましょう。

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