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ペーパーレス(電子化)のメリットとデメリットは? 実際にやって分かった大きな効果まで 

 「ペーパーレス」何十年も前から言われつづけているこの言葉。みなさんの中にも何らかの形で体験したことがあるのではないでしょうか? 携帯電話やクレジットカードの利用明細、社内回覧板、確定申告等、個人、企業、役所でも徐々にではありますが、その範囲は広がってきています。しかしながら、商習慣の変更を好まない日本ではまだまだ「紙」での情報伝達が主流で、なかなかペーパーレス化が浸透してきませんでした。

 「働き方改革」が叫ばれる昨今、ペーパーレスを実現することで労働環境の改善を実現するにつながるということをご紹介したいと思います。

目次[非表示]

    1. 0.1.ペーパーレス(電子化)が加速している
    2. 0.2.ペーパーレスの6つのメリットと4つのデメリット
    3. 0.3.ペーパーレスが進まない3つの理由
    4. 0.4.ペーパーレスを実現するための3つのポイント
    5. 0.5.業務効率化だけではないペーパーレス化の大きな効果


ペーパーレス(電子化)が加速している

 業界や業種によってその商習慣や業務内容は様々であり、ただ働き方改革と言われてもどこから手を付けていいのかなかなか分からないことが多いのではないでしょうか。しかし、どんな業界、業種でも必ず使用しているのは「紙」なのではないでしょうか。

 2001年に策定された日本型IT社会の実現をめざす「e-Japan戦略」の下,政府はすべての国民がITを活用できるようにすることで国際競争力を強化するべく法整備を進めてきた。2005年には「e-文書法」が施行され,これまで法令により紙での保存が義務付けられていた書面を,電子化して保存することが可能となった。また、2015年,2016年と電子帳簿保存法の規制緩和が進められ,スマートフォンなどの携帯端末で撮影した画像での保存も認められる。さらに2019年に入りデジタルファースト法も施行されペーパーレス化に取り組みやすい環境が整ってきた。働き改革の提唱も手伝ってペーパーレスが一気に加速しています。



ペーパーレスの6つのメリットと4つのデメリット

6つのメリット

〈コスト削減〉

紙媒体の資料は電子媒体の資料と比べると費用が多くかかります。資料を印刷する際の印刷代や紙代、資料の運搬費用、廃棄費用など費用が掛かります。またそれらの作業に携わる人件費も必要になります。これらの費用はペーパーレス化を行うことにより、大幅に削減することが出来ます。

〈省スペース〉

日々大量に発生する文書全てを保存するために、社内の一部スペースを利用したり、外部に倉庫を借りたりしている企業が多数かと思われます。 ペーパーレス化が進み、それらを電子文書として残すことで問題なくなった場合。社内の文書保存用のキャビネットが不要となり、ワークスペースが広くとることができます。外部の倉庫を借りている場合であれば、そのコストを削減することができます。

〈検索性の向上〉

紙媒体の資料では、しっかりとファイリングして整理していたとしても、膨大な量になればなるほど資料の場所を把握するのが難しく、必要な資料を見つけ出すだけで、かなりの時間を費やしてしまいます。電子媒体にすることで検索機能が使え、必要な資料を検索し見つけ出すことが容易になります。

〈共有、配布が簡単〉

 文書を社内で共有したい場合、電子文書であれば外出先・遠隔地でも情報を共有することが可能です。申請処理も、データを印刷し、上長のところへ押印をもらいに伺い、申請書類を所定の保管場所へ持っていき…といった手間は不要。上長が社内にいなくても、電子文書であればシステム上で申請内容の確認や押印が可能となります。

〈保存性が高い〉

紙で保管すると経年劣化することもあり、昨今よくあるレジから打ち出した領収書等は数年経つと文字が読めないくらいインクが消えてしまったりすることもありますが、データにしてしまえば劣化することはなく、いつでも画面で見たり出力したりすることができます。

〈資源の節約〉

コスト削減はもちろん、紙の消費が減ることで、原料である森林の伐採や紙運搬の燃料の削減に繋がります。また、CO2排出量の削減にも役立ちます。 廃棄する紙の量も減るため、廃棄物処理による環境汚染を抑えることにもなるのです。



4つのデメリット

〈データ消失の危険性〉

紙媒体とは違い、電子媒体はシステム上で管理するため、停電などのシステム障害が発生した場合、資料を閲覧できなくなるという最悪のケースも考えられます。また、バックアップなどの対策をとっていないとデータが消えてしまうという危険性もあります。

〈資料が閲覧性〉

こちらは大きめのディスプレイのパソコンで表示させる場合は別ですが、小さいパソコンやタブレットで表示させる場合、A3で作成した資料は実際のサイズよりも小さくなってしまうため、小さい文字などは読みにくくなってしまいます。

特に、グラフや数字を多用している資料の場合、そこに記載されている文字が読みにくくなったりします。そのため、いちいち、拡大表示をする手間が発生する上、拡大した状態ですと全体が俯瞰しにくくなるため、読みにくいという印象が払しょくできません。A3の資料を作成する場合は、文字のフォントを小さくしすぎないように注意しましょう。

〈資料の加筆性〉

電子媒体の場合、紙媒体のように気付いた際にすぐメモ書きということができません。簡単なメモであれば、紙媒体の方が、効率が良いという場合があります。これはタブレットで表示させれば資料上にタッチペンで書き込みもできますが、パソコン上ですと、書き込みができない、またはしにくいという状況が起こります。そのため、添削をしてもらうときや、資料の確認をしてもらうときには、手元に書き込める資料がないとかなり不便です。一人一つタブレットが用意されているということなら別ですが、そうではない場合、書き込みが必要なときにはペーパーレス化は逆に不便になってしまいます。

〈創造的業務に不向き〉

単価が決まっている商品の見積書や契約書を作るなどの定型作業では、ペーパーレス化は容易です。でも、長文の資料を読み、内容を把握してから提案書をまとめるなどの創造的な作業には紙文書が向いています。



ペーパーレスが進まない3つの理由

〈紙で見ることに慣れ過ぎてしまっている〉

特に年配の社員は、これまで何十年も文書は紙で見ることが当たり前だったため、デジタル文書になじまず移行が進まないといったケースは少なくありません。

〈初期導入コストが大きい〉

これまでの膨大な紙の文書をデジタル化するために時間とコストがかかるため、導入をためらう企業も多いようです。

〈すべての書類をデジタル化しようとして挫折してしまう〉

書類にはデジタル化すべきものと紙のままにすべきものがあります。無駄なものまですべてデジタル化することで、効率が悪くなってしまうことがあります。また効率が悪くなったことでデジタル化を途中でやめてしまい、さらに効率の悪化が引き起こされるケースもあります。


ペーパーレスを実現するための3つのポイント

〈デジタル化するものとしないものを分類する〉

ペーパーレス化を導入するうえで、デジタル化するものとしないものを明確に分ける作業は非常に重要です。仕分けをせずにデジタル化を進めると、必要のないデジタル文書が増えることになり、メリットである検索性が損なわれてしまうこともあります。ペーパーレス化のメリットを最大限に生かすためにも、事前の仕分けは必須といえます。

〈できるところから始める〉

企業によっては一部を紙で残しておきたいといった理由から、すべてのデジタル化ができないケースがあります。ペーパーレス化は必ずしも全社で一気に行う必要はありません。できるところから始めてみましょう。たとえば、社内文書の電子化はコストも手間もかかるというのであれば、社外に郵送している、請求書、連絡文書等を電子化してe-mailで送信すれば、郵送費の削減にもなり一石二鳥です。

〈クラウドサービス等を利用し、できるだけコストをかけずに始める〉

ペーパーレス化の導入を低コストで進めるには、クラウドサービスをいかに効果的に活用するかがポイントです。またクラウドサービスの活用で、テレワークやモバイルワークの導入も可能になります。

こんなサービスもあります。

  https://www.e-announce.net/ https://www.e-announce.net/



業務効率化だけではないペーパーレス化の大きな効果

ペーパーレス化は無駄な紙資料を減らすことでのコストダウンや、時間の短縮による業務効率化に大きく貢献します。しかしペーパーレス化のメリットはそれだけではありません。地震、台風といった自然災害や大火災、そしてテロ攻撃などを受けた時のBCP対策としても大きな効果を発揮します。ほかにもフリーアドレス制を導入しやすくなることで、社員間のコミュニケーション活性化にも役立つでしょう。また、お客様とのコミュニケーションを電子化すればビジネススピードを加速させることもできます。

デジタルデータを閲覧するためのタブレット端末購入といった初期コスト、システムダウン時の対応など、解決しなければならない課題があることは確かです。そのため一気に導入するのではなく、できるところから進めていくことをおすすめします。

コストダウンや省スペース化などの効果を見つつ、段階的に導入することがペーパーレス化を実現させるポイントといえます。

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