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郵送業務の効率化でコロナ対策!電子化を勧める3つの理由を解説

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、自宅で働くテレワークを導入する企業が増え続けています。

これまでの日本ではテレワークという働き方は浸透しているとは言えませんでした。社会人は満員電車に揺られながら出社し、退社時間になったら帰宅するというのが一般的な考え方でしたが、パンデミック終息後もテレワークという働き方は残り、このまま浸透していくのではないかと言われています。

テレワークをする機会が増え、コロナ対策を行いながら働き改革をしていく上でとても重要になってくるのが郵送業務の効率化です。

この記事では、コロナウイルス対策として郵送業務効率化を推奨する理由について詳しく説明していきたいと思います。


目次[非表示]

  1. 1.新型コロナウイルス感染拡大で浮き彫りになった課題
    1. 1.1.在宅勤務の制度が確立されていない
    2. 1.2.電子化の遅れ
  2. 2.コロナ対策で郵送業務を電子化すべき理由を解説
    1. 2.1.請求書などの管理が簡単
    2. 2.2.クリエイティブな業務に集中できる
    3. 2.3.オンライン完結でテレワークに集中できる環境を作れる
  3. 3.まとめ


新型コロナウイルス感染拡大で浮き彫りになった課題

前代未聞のパンデミックにより働き方は大きく変化しており、これからも変革し続けていくでしょう。

まずは、新型コロナウイルス感染拡大の影響により浮き彫りになった課題について、以下で一つずつ解説していきます。

在宅勤務の制度が確立されていない

株式会社エス・ピー・ネットワークの調査によると、テレワークを導入している企業のうち、1/3(34.2%)の企業は制度が確立していないままテレワークを開始しています。

7割以上(73.9%)が新型コロナウイルス収束後もテレワークを継続した方が良いと回答しており、テレワークも通常業務も働きやすさは変わらないとした回答が最も多い事も判明しています。

冒頭でも説明したように日本ではテレワークの文化が浸透していなかったので、始めから制度が確立している企業は多くありませんでした。

テレワークでも業務に支障がないと判明した今、通勤ラッシュ電車の乗車や通勤時間を考えるとテレワークで仕事をした方が効率が良いと考えている企業は多く、制度確立などの働き方改革は今後も進められていくはずです。

電子化の遅れ

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、電子化の遅れという課題に直面した企業は決して少なくありません。

ファックスの送受信の為に出社

ハンコを押して請求書を発行する月次処理の為に出社

コロナ禍がピークであった4月最終週には、多くのサラリーマンがマスクをつけながら出社する姿がメディアでも話題になりました。

テレワークの普及に取り組むTDMテレワーク実行委員会の長沼史宏委員長は…

せっかく社内でテレワークを進めても『ハンコ文化』の中では限界がある。緊急事態が延長されても同様の出社は続きそうで、社会全体でハンコや請求処理の電子化を進めるべきだ。

出典元:日本経済新聞

社会全体でハンコや請求処理の電子化を進めるべきだと明言。電子化の遅れは、コロナウイルス感染拡大により社会全体周知の課題となりました。


コロナ対策で郵送業務を電子化すべき理由を解説

新型コロナウイルス感染拡大の影響により社会全体で電子化の普及を進め、コロナを対策しようという動きが活発になっています。

ここからは、RPAツールを導入し郵送業務を効率化する事でどのようなコロナ対策が可能なのかを説明していきます。


請求書などの管理が簡単

郵送業務を電子化すると、請求書などの管理と検索が楽になります。

紙媒体の請求書はファイリングして管理を行うしかありませんので、管理と手間がかかるだけでなく、自宅にいながら必要書類を簡単にチェックする事ができません。

電子化して請求書などのデータを保存しておけば場所を取る事なく、必要な書面を自宅にいながら簡単に検索して目当てのものを見つける事ができます。

作業を効率化させるだけでなく、テレワークで自宅にいながら会社にいる時と同様の対応ができるのは大きな利点になります。


クリエイティブな業務に集中できる

郵送業務は単純作業です。

今までは毎月の郵送業務に多くの時間を割かれているケースがあったかと思いますが、働き方改革が進む今、これらを自動化する事で従業員が単純作業に当たる時間を軽減する事が出来るようになります。

従業員はテレワークで人間が行うべきクリエイティブな仕事をする。郵送業務などの単純作業は自動化する。

こうする事で単純作業をするだけの余分な従業員の出社を抑える事ができますので、コロナ対策になります。


オンライン完結でテレワークに集中できる環境を作れる

働き方改革が進む今、テレワークの需要は今後ますます拡大していく事が予想されます。

今までは契約書や請求書は紙媒体で締結するのが常識でした。しかし、それではハンコを押す為だけに出社、紙媒体の契約書や請求書を郵送する為だけに出社…このように、テレワークの需要が拡大している昨今にはそぐわない通勤を余儀なくされるケースが出てきます。

オンラインで契約書や請求書をペーパーレス化する事で、従業員に余計な出社を要求する事もなく、テレワークで業務に集中できる環境を作る事ができます。

紙媒体のコストを削減し、オンラインで完結できるので出社する必要がありません。コロナ対策のテレワークで、よりクリエイティブな仕事に集中させる事ができます。


まとめ

新型コロナウイルス感染拡大の影響で浮き彫りになった企業の課題と、郵送業務を電子化する事で出来るコロナ対策について解説してきましたが参考になりましたか?

コロナ前、コロナ後で働き方は大きく変革していきます。多くの企業がコロナ禍でテレワークを導入し、メリットと共に問題点も見えてきたと思います。

郵送業務を電子化し、オンラインで完結できる体制を整える事で、テレワークをより快適かつ効率的に行うことができるようになります。働き方改革を推進しようとお考えでしたら是非、郵送業務効率化についてご検討されてみてはいかがでしょうか。

そこでオススメするのが、ウィルアシストが提供している「e-announce」という郵送業務を自動化出来るツールです。企業が抱えている郵送業務の量に合わせたプランを用意しており、幅広い郵送業務に対応しているので、郵送代行をお考えの方は「e-announce」の導入をご検討ください。

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