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郵送業務をアウトソーシングで行う7つのメリットと導入の流れ

経済産業省に採択され日本で平成31年度から「キャッシュレス・消費者還元事業」が開始となりました。

キャッシュレス決済では顧客側はお金を下ろす、財布を出して現金で支払う、お釣りを貰うなどの手間が省け、お店側もお釣りを支払う、お金の計算を行うなどの手間が省けるなど大きなメリットがあるということが広く認知され始めています。

このように急速な電子化が進んでいる日本において、大きなメリットがあるもののまだ導入が遅れていると言われているのが帳面など書面の電子化や郵送業務のアウトソーシングです。

個人間の郵送業務ならば月に数通で済むため手間もコストもかかりません。しかし、社内で行う郵送業務は膨大な数になり、100件、500件、1000件、10000件ともなれば郵送業務に取られる時間も多くなり、紙代や印刷費、郵送費も膨れ上がってしまいます。

郵送業務をアウトソーシングで行うことはコスト削減が可能となるだけでなく、業務を効率化出来るなど数多くのメリットが存在しています。

この記事では郵送業務アウトソーシングとはどのようなサービスなのか、郵送業務アウトソーシングの優れたメリットについてご紹介していきたいと思います。

●      「コストを削減したい」

●      「郵送業務による残業をなくし業務効率化したい」

●      「契約締結前交付書面をオンラインでやり取りしたい」

このように郵送業務に負担を感じている方は是非記事をチェックしてみてください。


目次[非表示]

  1. 1.郵送業務アウトソーシング導入の流れ
  2. 2.郵送業務アウトソーシングの7つのメリット
    1. 2.1.コスト削減・業務効率化
    2. 2.2.ミスや紛失などの防止
    3. 2.3.データの管理・検索がしやすくなる
    4. 2.4.機会損失を減らすことが可能
    5. 2.5.お客様とスムーズなコミュニケーションを行える
    6. 2.6.万全なセキュリティ対策
    7. 2.7.データをクラウド上に保存出来る
  3. 3.まとめ


郵送業務アウトソーシング導入の流れ

郵送業務を外部委託する郵送業務アウトソーシングでは、今まで自社で「紙媒体」で行っていた請求書や支払明細書、残高証明書など様々な帳面の郵送業務を「電子化」することでスピーディーにやり取りすることが可能となります。

郵送業務アウトソーシング導入の基本的な流れをご紹介します。

e-announceの場合、事前に資料請求を行うことが可能なためコストや機能の比較や導入による効果、機能一覧やシステムフローまで詳しくご確認いただくことが可能です。

1:問い合わせ

まずはどのような帳面の電子化を行いたいか、何件行うかなど詳細について問い合わせを行います。

2:見積もり・着手可能日

問い合わせ内容に対し、見積もり額はいくらになるか、着手可能日はいつになるかなど具体的な契約プランについての説明が行われます。

e-announceは請求書の他にも支払明細、残高証明書、売買報告書運用報告書、各種レポートなどあらゆる帳面に対応しています。

3:契約

契約プラン等について確認した上で契約を結びます。e-announceの場合、初期費用50000円から導入が可能であり、導入計画と共に料金プランを選択する事が出来ます。

4:サービス開始

電子化する帳面を送り、作業指示に基づいて帳面の電子交付を行います。

e-announceの場合、現行のお客様のシステムをカスタマイズする必要などは無く手間をかけずに素早く導入することが可能なため、業務の負担になることもありません。


郵送業務アウトソーシングの7つのメリット

請求書などの帳面の発行は多かれ少なかれどのような企業でも行われていることですよね。

発行する請求書の枚数が数十枚程度ならば手間ではあるものの、まだそう問題には感じていないかもしれません。

ですが、それが100件前後にまでなると徐々に負担は大きなものになってきてしまいます。郵送業務のために残業をしなければいけなかったり、紙面での作業の場合、人間が行うためどうしてもミスが出てしまうこともあります。

1日で考えれば短時間でも、月に換算してみると実際には数日分という貴重な業務時間を郵送業務に割いてしまっているということも少なくありません。もちろん、請求書の枚数が増えるほど印刷費、紙代、郵送費は膨れ上がります。

数多くのメリットがあるにもかかわらず郵送業務アウトソーシングが日本のビジネスシーンに浸透していないのは「メリットが見えにくい」ということが大きな理由の一つと言えるのではないでしょうか。

郵送業務をアウトソーシングで行う事には、下記のような数多くのメリットが存在しています。

 1.  コスト削減・業務効率化

 2.  ミスや紛失などの防止

 3. データの管理・検索がしやすくなる

 4. 機会損失を減らすことが可能

 5. お客様とスムーズなコミュニケーションを行える

 6. 万全なセキュリティ対策

 7. データをクラウド上に保存出来る

ここからはこれらのメリットについて一つ一つ詳しく解説していきたいと思います。


コスト削減・業務効率化

郵送業務アウトソーシングの大きなメリットの一つがコストを削減出来るということです。

例えば、定形25g以下の場合、82円の切手代がかかります。これに印刷費や紙代、印刷代を含め1件にかかるコストが100円だと仮定してみます。月間発行数1000件と考えてみると…

●      紙・印刷・封筒・切手代…100円

●      月間発行数…1000件
  100 × 1000 = 10万円

郵送業務に必要なコストは単純に資材費や通信費だけでも月間10万円ものコストがかかってしまっているのです。郵送業務アウトソーシングでは、このようなコストを大幅に削減することが出来るようになります。

また、郵送業務によってかかるコストは紙代や切手代などの資材費や通信費だけではありません。業務効率化によって人件費や残業を削減することも可能です。


請求書などの帳面作成を人の手で行う場合、主に以下のような手間がかかります。

 1.  帳面データ作成…エクセルなどによる帳面データの作成

 2.  印刷…作成したデータの印刷

 3.  押印…印刷した帳面に一つ一つ押印

 4.  封入…印刷した帳面を封筒に詰め、宛先を確認し切手を貼り郵送の準備

 5.  送付…郵便局へ行き送付

 6.  取引先の受領…送付した帳面を取引先が受領

 7.  控えの保管…お客様や取引先が帳面を受領したのを確認し控えを保管


これらの工程を一つ一つ人の手で行うとなると、数件なら何の問題もなくこなせても件数が増えるごとに通常業務を圧迫することになってしまいます。

帳面作成業務が増える月初や月末に帳面発行、封入、郵送業務にかかりきりになってしまったことで通常業務に支障が出てしまい、その結果、連日の残業となってしまっている企業もあるようです。

帳面データ作成に関しては正確さが求められるため、どうしても人の手をかける必要がありますが、それ以降の印刷などについては単純作業であり、必ずしも人の手で行わなければいけないわけではありません。

これらを紙媒体ではなく電子化しデータでやり取りすることで上記のような工程にかかる手間を省くことができ、人件費削減や業務の効率化を図ることが可能です。

ミスや紛失などの防止

ビジネス拡大によって、お客様や取引先が増加すれば請求書の処理なども複雑になり、請求書など発行しなければならない帳面も増えていきます。

当初は数件だったものが100件、500件、1000件と増えればかかる負担が大きくなるのは明らかですが、それに伴いミスが生まれる可能性も高くなります。

請求ミスや請求書の未達・紛失というようなことがあればお客様や取引先からの信頼を損なうことになってしまいかねません。また、発送ミスや印刷した請求書をプリンタに放置したまま忘れてしまうようなことがあれば大切な情報が漏洩してしまう危険性もあります。

電子化を行えばこのような危険性を防止することが出来ます。

データの管理・検索がしやすくなる

紙媒体の請求書であればファイルにファイリングして管理を行うしかないため、量が増えることでかさばったり、管理に手間と無駄が生まれてしまっていました。

また、紙媒体では請求書を探す時にもファイル一つ一つをチェックして探し出さないといけなかったため、請求書の確認にも手間がかかります。

電子化しデータとして請求書を保存しておけば、場所を取ることなく管理ができ、更に必要な書面の検索も簡単に行うことが出来ます。それによって自社業務が効率化出来るだけでなく、お客様に対してスピーディーな対応を行うことが可能となります。

機会損失を減らすことが可能

金融商品取引の契約を締結する際に前もってお客様に交付する必要がある契約締結前書面もオンライン上でやり取りすることが可能です。

インターネット上で締結することが出来るようになることで、お客様の購買意欲が高まっているタイミングで契約を締結することが出来るため、機会損失を減らすことが出来ます。

お客様とスムーズなコミュニケーションを行える

紙面での請求書などのやり取りの場合、お客様が閲覧したかどうかがわからないというデメリットがありました。請求書の未達などの請求ミスがあればお客様からの信頼を大きく損なってしまうことになります。

e-announceではお客様がその書面を閲覧されたかどうかを確認出来る「既読確認機能」もあるため、手間をかけずにお客様とスムーズなコミュニケーションを行うことが可能です。

万全なセキュリティ対策

請求書などの電子化ということで気になるのがセキュリティ面ではないでしょうか?

e-announceでは、インターネット上での通信を暗号化するSSL暗号化通信を使いデータのやり取りを行います。

SSL暗号化通信では第三者による改ざんや盗聴、なりすましを防ぐことが可能となっているため、セキュリティ面も万全です。

データをクラウド上に保存出来る

電子化された書面データはクラウド上に保存されます。そのため、データ紛失などの心配もなくなります。

サービスによってデータの保存期間は異なりますが、希望すれば保存期間を延長することも出来ます。


まとめ

郵送業務のアウトソーシングサービスを行なっている会社はいくつもありますが、会社によっても提供しているサービスやその内容は異なっています。

郵送業務をアウトソーシングで行う際には、万全なセキュリティ対策を行なっているサービスを選択するようにしましょう。また、自社システムの変更無しに導入出来るサービスならば導入におけるコストや手間もかからないためオススメです。

日本のビジネスシーンでは企業の規模を問わず、物流業務、事務業務、販売業務、システム開発・ウェブサイト構築など高度な専門知識が必要な業務など積極的にアウトソーシングが利用されています。

にもかかわらず、郵送業務アウトソーシングがまだあまり浸透していないことの背景には「メリットが見えにくい」「残業するなど頑張れば社内で出来る」「そもそも郵送業務をアウトソーシングで行えることを知らない」などの理由があります。

しかし、実際には郵送業務には意外な程に大きなコストと時間と手間がかかってしまっていることが少なくありません。

コスト削減・業務効率化を図るためにもこの機会にぜひ一度、社内で郵送業務にかかるコストや手間などを見直し、郵送業務のアウトソーシング化をご検討されてみてはいかがでしょうか。

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