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書類電子化によるDX推進の重要性と企業が取り組むべき3つの施策

あらゆる産業でITを利用するようになった現代社会において、企業が存続するために避けて通れないのがデジタル技術の導入です。

DXによるデジタル改革は、企業の労働生産性と資本生産性の両方を向上させる効果があります。しかし、DX推進と聞くと難しく捉えてしまう方が多く、具体的な施策として取り組んでいる企業は少ないのが現状です。

DXの本質は、IT技術を活用して業務効率を改善するというものです。これを実現するための第一歩として注目されているのが、書類電子化です。

本記事では、DX推進のために書類電子化を導入する重要性とメリット、企業が取り組むべきことを分かりやすく解説していきます。


目次[非表示]

  1. 1.書類電子化はDX推進の重要な取り組み
  2. 2.書類電子化の導入メリット
  3. 3.書類電子化を進めるために企業がすべきこと
    1. 3.1.段階的に導入する
    2. 3.2.全社で取り組む課題にする
    3. 3.3.導入方法を決める
  4. 4.まとめ


書類電子化はDX推進の重要な取り組み

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経済産業省が2018年に発表したDXレポートで、「2025年の崖」という言葉が使用されています。

政府は、2025年までに企業がDX推進に取り組まなければ、2025年から2030年にかけて年間で最大12兆円の経済的損失を被る危険性があると予想しています。しかし、本格的にDX推進に取り組んでいるのは一部の大企業のみというのが現状です。

書類電子化(ペーパーレス化)は、政府が提唱するDX推進対策のひとつです。

時代の流れを考えれば、業務の生産性と正確性の向上、人件費削除などを実現できるDX推進の重要性は明らかです。

そのなかでも、オフィスから紙文書をなくして業務効率を向上できる書類電子化は、DX推進のためにまず取り組むべきおすすめの施策です。


書類電子化の導入メリット

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DX推進対策にも挙げられている書類電子化は、企業に導入することで以下のメリットを享受できます。

  • 業務効率化
  • コスト削減
  • セキュリティ強化
  • スペース削減
  • 環境保全

デジタル変革であるDXを主軸において考えると、書類電子化で得られる最大のメリットは業務の効率化です。

紙で書類を管理している場合、利用したい情報がある時は棚やファイルから探すという手間がかかります。しかし、書類がデータ化されていれば、検索機能などを駆使してすぐに目当ての書類を探し当てることが可能です。

さらに、書類を電子化することで発送業務にかかるスピードも大幅に短縮できます。重要書類の受け取りもメールで簡単にできるようになるので、受領手続きも簡略化されます。

セキュリティ面でも強化されるため、トラブル時もデータ化された書類をクラウド上に保存しておけば、万が一の事態に遭遇した時も安心です。


書類電子化を進めるために企業がすべきこと

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DX推進で書類電子化を導入することでさまざまなメリットを享受できますが、一朝一夕で進められるものではありません。

ここからは、企業が書類電子化を進めるためにすべきことを解説していきます。


段階的に導入する

一度にすべての紙書類を電子化するのではなく、段階的に導入しましょう。おすすめは一部の業務や部署にまず導入し、問題点を洗い出してブラッシュアップした状態で全社に導入するという流れです。

現在も紙書類の文化を好んでいる人も一定数いるため、一度にすべての作業を変更してしまえば反感を買ってしまう可能性があります。

スマートフォン、タブレット、パソコンの導入から始まり、書類電子化を導入する必要性の周知やシステムの操作説明会の実施など、段階的に進めていくことが重要です。


全社で取り組む課題にする

書類電子化の導入は少人数で進めるのではなく、経営課題として全社で取り組みましょう。

各部署との連携を図りやすくするため、推進チームを構築するのもおすすめです。書類電子化の導入は、今まで紙で保管していた書類を電子化すべきかという問題が起きるため、部署間で重要度の高い書類を分別する作業が必要になります。

また、その作業をどの従業員が行うのか、その時の通常業務の割り振りはどうなるか等、全社で取り組まなければスムーズに導入が進まない問題が数多く発生するはずです。

全社で取り組む経営課題に位置付けることで、一致団結して書類電子化の導入を推し進めることが可能です。


導入方法を決める

書類電子化を進めるためには、システムとツールの導入が不可欠です。

自社に最適なツールを選ぶことはもちろん、操作性を重視することが大切です。ITリテラシーが低い従業員であっても使いこなせるようにすれば、使用率が上がり全社で定着していきやすくなります。

導入時のおすすめは、企業それぞれの管理体制や業務フローに適したシステムを導入してくれる専門業者への外注依頼です。

専門業者であれば、導入だけではなく運用や保守までサポートしてくれますし、従業員の手を煩わせることなく進められます。


まとめ

DXの推進は、企業が取り組まなければいけない大きな課題です。

書類電子化の導入で得られる業務効率化や正確性の向上、コスト削減などのメリットは、労働人口が減少していく日本で企業が生き抜くために不可欠なものであるとも言えます。

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