検索性・セキュリティ・環境保全・経費節減など、ペーパーレス化には様々なメリットがあり、法律改正によって行政が推進する流れもありますが、それでもまだ日本ではペーパーレス化が本格的に進んでいないのが現状です。

オフィスに取り入れる事で多くのメリットをもたらしてくれるペーパーレス化は何故進まないのでしょうか？

その原因となっている問題と、ペーパーレス化を企業で実現させる為のポイントについて、この記事では解説していきたいと思います。ペーパーレス化を進めたいけど思うようにいかないと悩んでいる方は、是非この記事を参考にしてみて下さいね。

ペーパーレス化する事によるメリット

ペーパーレス化とは簡単に説明すると『紙類を減らす為の取り組み』の事を指します。ペーパーレス化が進まない理由や実現の為のポイントの前に、まずは共通認識として、紙を減らす事によるメリットを理解しておきましょう。

●      印刷コスト削減

●      セキュリティ対策

●      資料を探しやすい

●      環境に優しい

以上4つがオフィスをペーパーレス化する事によるメリットであると言えます。一つずつ以下で解説していきましょう。

印刷コストの削減

ペーパーレス化する事で紙代と印刷代のコスト削減はもちろん、印刷業務に伴うプリンターのメンテナンスコストや電気代を節約する事が可能です。

モノクロA4用紙で印刷するのに必要なコストが1枚5円と仮定し、従業員が1日10枚印刷すると100人規模の会社で1ヶ月15万円の印刷代が必要になります。

ペーパーレス化する事で年間180万円の紙代の節約になり、更にインク代、メンテナンス代、電気代も合わせて節約する事が可能になります。

情報漏洩リスクの削減

重要書類を紙ではなくペーパーレス化する事で、紙類の紛失や置き忘れなどによる、情報漏洩のリスクを削減する事が可能になります。

紙類は視覚化しやすいというメリットがある反面、外出先などでうっかり紛失してしまうリスクが付き纏いますよね。会社にとって重要な機密書類を万が一紛失してしまえば、門外不出な情報を漏洩してしまう可能性があります。

しかし、ペーパーレスの場合はデータはサーバー内にあり、パソコンやタブレットなどから閲覧する事になりますので、紙類の時のように紛失するリスクがありません。

更にデータの暗号化やID/PWの導入などにより情報漏洩のリスクを限りなく少なくする取り組みを行う事も可能。会社側で管理しやすい強いセキュリティを形成する事ができます。

目当ての資料をすぐに見つけられる

紙媒体で書類を管理している場合、今すぐに利用したい情報を書類から確認する時、非常に面倒くさいですよね。

●      棚からファイルを取り出す

●      ダンボールから目当ての書類を探し出す

このような物理的な方法を使わなければ紙媒体の書類を見つける事は出来ませんでした。

しかし、ペーパーレス化により書類をデータ化している状態であれば、保存されている全ての文章に検索をかける事が可能なので、瞬時に探している書類にアクセスする事が可能です。

ネット環境さえ整っていれば端末問わず検索する事ができますので、情報検索が簡単に行え、書類を探す手間を省く事が出来るようになり、会社業務の時間短縮になる事は間違いありません。

環境に優しい

紙の資源は森林です。地球温暖化などの問題が山積みになっている中、地球環境の保護の為にもペーパーレス化は非常に有効です。

子供、孫、そのまた孫の為にも社会全体で環境問題に取り組む流れになっている今、会社全体として環境に優しいクリーンな活動に取り組むというのは、第三者から見ても良いイメージを与える事が出来ます。

会社単位で環境に優しい社会貢献が出来るというのは大きなメリットであると言えますよね。

デメリットから考えるペーパーレス化が進まない理由

上記のような数多くのメリットがあるペーパーレス化ですが、冒頭でも説明したように日本国内では思ったように進んでいないのが現状です。

●      導入コスト

●      システム障害

●      ITリテラシーの差

●      紙が必要になるケースが多い

●      オペレーション刷新の不安

ペーパーレス化が進まない主な理由は上記5つが考えられます。以下で1つずつ詳しく解説していきましょう。

導入コストの問題

上記でも説明しましたが、ペーパーレス化する事で紙代や印刷代を削減する事ができますのでランニングコストは抑える事が可能です。

しかし、ペーパーレス化を導入する為のコストが必要であり、紙の代替になる端末やシステムを導入するコストが必要になります。

結果的に紙媒体の方が運用コストが安かったという事になる可能性も否めませんので、費用対効果が悪くならないように導入コスト面については慎重な対応が求められます。

システム障害の不安

紙媒体であれば実物が目の前にある訳ですから、例え会社内で何があっても誰でも閲覧する事が可能ですよね。

しかし、ペーパーレス化によりデータで書類を管理するようになると、停電・災害・システム障害などの不備が起きた時に閲覧ができなくなるかもしれないという不安があります。

24時間データのバックアップを取っていれば復旧は可能ですが、バックアップがない場合には復旧に時間がかかり、何かの原因でシステムが壊れてしまった時に、すべての資料や情報を失ってしまうかもしれないというリスクがあります。

そのようなシステム障害の不安を考えると、安心の紙媒体で保管しておく方が良いかなと考えてしまう経営陣は多く、これもペーパーレス化が進んでいかない理由の一つであると言えるかと思います。

ITリテラシーの違い

資料や書類をペーパーレス化するという事は、最低限のITリテラシーを持つという事が必要になりますよね。経営陣にITリテラシーが足りない場合においては、セキュリティ面や利用面に不安が残り、導入に前向きな姿勢を示してくれない場合が多いです。

社員のITリテラシーの差により、紙媒体よりも情報共有がしにくくなる可能性もないとは言えないでしょう。

書類＝紙媒体という意識の方はとても多く、ペーパーレス化を受け入れることが出来ず、信用していない人は多くいます。年代で異なるITリテラシーの違いがペーパーレス化の促進を妨害している要因の一つであるとも言えるでしょう。

紙での手続きが必要なケースが多い

ペーパーレス化が進んでいる会社は一部であり、取引先の会社が紙媒体を主流に業務を行っている場合は紙を使った取引が必要になるケースが多いです。

自社は完璧なペーパーレス化が進んでいても、取引先によっては紙での手続きが残っている事が多く、全く紙を使わなくても良いという状況を形成する事は難しいのが現状です。

中途半端に紙媒体が残っている事が、ペーパーレス化の促進に歯止めをかけている要因の一つでもあるかと思います。

オペレーションの変化

ペーパーレス化を導入するという事は、ビジネスにおける基本的なオペレーション業務を刷新すると言う事を意味します。つまり、新しい方法に慣れるまでに時間と労力が必要になる事は紛れもない事実です。

導入コストと、導入後のオペレーション変化による抵抗感がペーパーレス化を進められない理由の一つであるとも言えます。

ITリテラシーが高い20代～30代であればすぐに変化に対応できるかもしれませんが、高い役職についている事が多い40代以上の方からすると、オペレーション業務の大幅な変化に消極的な考えを示す人も多いでしょう。

ペーパーレス化を進める方法

ペーパーレス化のデメリットから考える進まない理由について紹介してきましたが、ここからはペーパーレス化を自社で進めていく為のポイントについて解説していきたいと思います。

●      必要性の理解

●      タブレットの普及

●      段階的に導入

法改正により国も進めている施策であるペーパーレス化。以上の3つの方法を抑える事で自社のペーパーレス化をスムーズに普及させる事が可能です。

必要性を全員で理解する

会社の紙媒体を全てなくし、ペーパーレス化する事によるメリットとデメリットを全員で共有して理解する必要があります。

●      コスト削減

●      労働時間短縮

●      ミスをなくす

●      機会損失の減少

ペーパーレス化を実現する事により、自社に対してどのような利益がありメリットを生み出すのかを共有していきましょう。

導入前は企業内で説明会などを開き、経営層を中心にペーパーレス化の必要性をプレゼンするなどしておくのが良いと思います。

タブレットを普及する

全ての年代の方が日常的にスマホを利用する時代になっています。パソコンよりもタブレットの方が利用する事に抵抗がない場合が多いので、まずは会社内でタブレットを普及するという事から始めてみるのが良いかもしれません。

視認性の高いタブレットの導入から始めるとペーパーレス化のハードルも下げる事が可能です。

ペーパーレス化するからにはデータを検索して閲覧する為のデバイスが必ず必要になってきますので、そういった意味でも事前にタブレットを普及するというのは、ペーパーレス化を進める上での第一歩であると言えるかもしれません。

段階的に導入する

いきなり全ての紙媒体を廃止しペーパーレス化してもうまくいきません。段階的に進めていくというのがオススメの方法です。

紙とデータの両方を上手に活用する事で、少しずつペーパーレス化の便利さを浸透させていくというもので、例えば最初は会議で必要な書類のみをペーパーレス化するなど、少しずつ紙を使うケースを少なくしていき、ペーパーレス化にシフトしていくのです。

いきなりペーパーレス化に踏み切り、全ての業務で紙の使用を禁止にする方法は現実的ではありません。紙とデータを組み合わせ、少しずつペーパーレス化を進めていくという考え方で導入していくのが良いでしょう。

ペーパーレス化はe-announceがおすすめ！

ペーパーレス化のデメリットが気になる方にオススメしたいのがe-announceです。郵送業務の単純作業から開放される、エココミュニケーションツールであるe-announceがどのような点で他社より優れているのかを以下の項目で紹介していきます。

システム障害の不安を解消

ペーパーレス化ツール導入のデメリットにシステム障害や情報流出などのセキュリティ面の不安は付き物です。しかし、e-announceであればこの点は万全です。

SSL対応とURLも暗号化していますので、外部からの情報流出のリスクは限りなく０に近く、配信されているデータは通常10年間保存されています（要望によっては更に延長も可能）ので、万が一のデータ消失などの障害にも対応できます。

ペーパーレス化して大切な書類をデータで一括管理されていると、一度に全ての重要書類がなくなってしまうという不安があるかと思いますが、e-announceであればこの不安を解消する事が出来るという訳です。

リーズナブルなコスト

ペーパーレス化にする為の導入コストに悩んでいる方もe-announceであれば安心。リーズナブルかつフレキシブルな料金体系となっていて、初期費用50,000円から導入が可能になっており、どの帳簿から初めてどのようなペースでペーパーレス化を展開していくか、自社に合った料金プランを選択する事が出来ます。

いきなり多額の初期コストが必要になる他社とは違い、e-announceであればペーパーレス化を少しずつ進めていく事も出来ますし、初期コストを格段に抑える事も可能です。

まとめ

ペーパーレス化を行う事によるメリットと、デメリットから見る進まない理由、普及させるまでの流れについて紹介してきましたが参考になりましたでしょうか。

デメリットは少なからずあるものの、社会全体の流れとしてペーパーレス化は避けては通れぬ道です。ペーパーレス化のメリットや特徴、コストや労働時間をどれ位削減できるのかを理解し企業内で共有しましょう。

e-announceを使えばペーパーレス化を導入する事によるデメリットを解消する事ができ、なおかつ素晴らしいオフィス環境を構築できます。ペーパーレス化を進めようと考えている方は是非参考にしてみて下さいね！