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郵送代行で削減可能な業務と3つの課題点を詳しく解説

働き方改革が加速している影響で「どれだけ短い時間で効率的に業務をこなす事が出来るのか」が求められる時代に突入しています。

業務内容は変わらないのに会社での労働時間短縮を強いられている為、従業員に大きな負担がかかるという新たな問題点も浮き彫りになっており、企業は業務の見直しや改善を行う必要があります。

そこで、最近注目度が増しているのが郵送業務の効率化や代行です。企業を運営している限り、請求書や見積書、発注書などの帳票の発送は欠かせない業務の一つですが、毎月1000通、2000通と発送をしているような企業では大きな負担になってしまいます。

郵送業務は繰り返し単調な作業を行う為、自動化がしやすいという特徴もあり、デジタル化をすることで作業にかかる人件費や紙媒体を減らすことができ、コストを大幅に削減出来るというメリットもあります。

この記事では、郵送代行で削減できる業務や、郵送代行を行う時の課題点について詳しく解説していきたいと思います。


目次[非表示]

  1. 1.郵送代行で削減できる業務
    1. 1.1.請求データ確定・帳票の作成
    2. 1.2.帳票の印刷・仕分け
    3. 1.3.封入・封緘
    4. 1.4.局出し・投函
    5. 1.5.送付先受領
  2. 2.郵送代行の課題点
    1. 2.1.帳票のデジタル化に送付先が対応していない
    2. 2.2.特殊な帳票だと対応できないことがある
    3. 2.3.デジタル化することへ意欲的ではない方も多い
  3. 3.まとめ


郵送代行で削減できる業務

郵送業務に必要な作業は、郵送代行で帳票のデジタル化を行うことで全て削減することが可能となっています。人的作業の軽減、コストの削減、紛失などリスクの削減を行うことが出来るので、働き方改革を推進するには最適と言えるでしょう。

また、人間が必ずしも行わなければいけない作業ではないので、企業が抱えている業務の中でも代行をするには向いている業務でもあります。

以下で、代行によって削減できる業務を詳しく解説していきたいと思います。

請求データ確定・帳票の作成

請求データや帳票の作成を行う時には、入力間違いなどの人為的ミスが起こる可能性があり慎重な作業を必要がありますが、郵送代行会社に請求データを送ることで帳票作成を丸投げすることができ、人件費の削減や人為的ミスをなくす事が出来ます。

帳票の印刷・仕分け

印刷・仕分けを人が行う時には大きな手間がかかりますし、印刷代・用紙代・封筒代・郵便代など多くのコストが発生していますが、帳票をデジタル化し電子書面でやり取りを行うことで、これらのコストを削減することが可能です。

封入・封緘

単調な作業となる為、従業員のモチベーション低下に繋がり、効率が落ちる可能性が高いだけではなく、封入には多くの時間を要する為、月末などに集中して業務を行う場合は多くの人員が必要になり、他の業務に支障をきたす可能性があります。しかし、こちらの作業もデジタル化で解決することができ、人間が行うべき専門的な業務に集中することが出来ます。

局出し・投函

局出しと投函の業務は、持ち込みや受付待ちに大きな時間がかかるだけではなく、社外へと持ち出す必要がある為、紛失や破損のリスクが伴います。量が多い時には、複数人必要になることもあり、他の業務を停止させて行うことも少なくありませんが、郵送代行を利用することで手間とリスクの両方を軽減することが可能となります。

送付先受領

投函が終了してから、送付先に帳票が届くまでに時間差が生じてしまい、スムーズなやり取りを行うことが出来ない可能性もあります。また、配達会社が紛失させてしまったり、不達になる可能性も0ではなく、再発行の業務を行うリスクも抱えています。

しかし、電子書面でのやり取りならば、送付から受領までの時間差がなくなり、顧客とスムーズにコミュニケーションを取れるようになるだけではなく、再発行のリスクを無くすことも出来ます。


郵送代行の課題点

郵送業務の代行は多くの作業の手間を省くことができ、人件費や紙媒体を使用していた時のコストを削減できるというメリットがありますが、まだまだ課題点も残されています。代行を検討する前に、まずは郵送代行の課題点について把握する必要があると思うので、ご紹介していきましょう。

帳票のデジタル化に送付先が対応していない

自社が郵送業務の自動化や代行を行い、帳票のデジタル化を行ったとしても、送付先の企業が対応していない場合があり、結局紙媒体での発送が必要になるケースがまだまだ多いのが現状です。近い将来、全ての企業が対応出来るようになるかもしれませんが、現時点ではデジタル化へ完全移行することは最適とは言えません。

特殊な帳票だと対応できないことがある

企業によっては、特殊な帳票を利用していることもあると思いますが、代行会社がその帳票に対応出来ないこともあります。また、契約締結前交付書面などを扱っている場合、オンライン上では契約出来ないケースもあり、代行会社にもまだまだ改善点は残されています。

デジタル化することへ意欲的ではない方も多い

今まで紙媒体で郵送業務を行って来た方は、帳票のデジタル化をすることを必要だと感じていないことも多く、運営トップから許可が下りないという可能性もあります。

郵送業務が大きな負担になるとは言え、正常に業務を行えている企業がほとんどだと思うので、初期費用が発生することや操作が難しいというイメージから、帳票のデジタル化に意欲的ではない方は少なくないと思います。


まとめ

働き方改革が進んでいる日本では、作業の効率化だけではなくコストを削減出来る郵送代行は、導入する企業が増加していますがまだまだ課題点も残されています。

そこでオススメするのが、ウィルアシストが提供している「e-announce」という郵送業務を自動化出来るツールです。

紙媒体で行っていた帳票をデジタル化することで大幅なコスト削減にもなりますし、従業員の作業を削減することで、人手不足の解消にもなります。

また、メールで電子書類を送ることが出来る為、送付先がデジタル化に対応していなくても利用出来ますし、既読確認機能も搭載されているので、顧客とのコミュニケーションもスムーズに行うことが出来ます。

さらに、全ての書面に対応しているので、特殊な帳票を利用している企業でも問題なく活用することが可能となっており、契約締結前書面のやり取りもオンライン上で締結可能なので、機会損失の減少にも繋がります。

企業が抱えている郵送業務の量に合わせたプランを用意しており、幅広い郵送業務に対応しているので、郵送代行をお考えの方は「e-announce」の導入をご検討下さい。

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