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書類電子化で業務改善できる3つの作業を紹介!リモートワークにも最適

契約書、請求書、会議資料など、企業にはさまざまな書類があります。

従来は紙で運用するのが一般的だった書類ですが、働き方改革やテレワーク導入の影響により、電子化する動きが活発化しています。なぜなら、従業員の業務効率化を図るためには、オンライン環境で活用できる書類電子化が不可欠だからです。

本記事では、書類を電子化することで改善できる業務内容と、リモートワークに書類電子化が不可欠である理由を解説していきます。

企業全体でデジタル化を図り業務改善をしたいと考えている方、またはリモートワークを導入しようと考えている方は、この記事をぜひ参考にして下さい。


目次[非表示]

  1. 1.書類電子化で業務改善できる作業
    1. 1.1.書類の作成・保管・保存
    2. 1.2.郵送業務
    3. 1.3.勤怠管理
  2. 2.書類電子化で快適なリモートワークを実現できる
  3. 3.まとめ


書類電子化で業務改善できる作業

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コスト削減、業務効率化、セキュリティ強化、スペース確保など、さまざまなメリットがある書類電子化。ここからは、紙から電子化へ業務改善できる作業を紹介していきます。


書類の作成・保管・保存

書類電子化を導入することで、作成・保管・保存の業務が大幅に改善されます。

契約書や請求書など、企業にはさまざまな重要書類があります。従来はすべて紙で作成するのが一般的でしたが、2016年に電子帳簿保存法が改正されたことで、契約書や請求書などの電子保存が可能になりました。

紙で書類を作成する場合、さまざまなコストと手間がかかります。たとえば、会議で資料を使う時は参加人数分のコピーを取らなければいけません。その分のコストも必要です。

しかし、書類を電子化していればそのようなコストと手間が削減できます。さらに、保管・保存のスペースを確保する必要もなくなりますので、オフィスを広く開放的に使えるようになります。

書類を電子化してクラウドで管理していれば、オフィスにいなくてもどこでも自由に書類を確認できるため、多様化する仕事環境の変化にも対応できます。


郵送業務

書類を電子化することで、郵送業務の効率化を実現します。

紙で請求書などの書類を取り扱っている場合、請求データの作成、印刷、仕訳け、封入、投函といった作業が必要です。この作業は従業員の手間がかかるだけではなく、郵送であれば送付先へ届くまでに一定の時間もかかります。

しかし、書類を電子化していればこのような手間は不要です。請求データをパソコンで作成してからそのまま送付できますので、届くまでに時間がかかることもありません。

さらに、煩雑な請求業務による人的ミスの発生も防ぐことができるため、業務効率化と正確性の双方を実現できるのです。


勤怠管理

依然として、タイムカードや出勤簿などの紙媒体で勤怠管理を行っている企業は多いです。

わざわざ慣れ親しんでいる方法を変える必要はないと思ってしまうかもしれませんが、勤怠管理を電子化することで人件費削減へ取り組みやすくなります。

勤怠管理システムを電子化することで、人件費をデータ化できます。すると、今までは気付かなかった余計な人件費が浮き彫りになります。つまり、データを可視化することで人材マネジメントの現状分析が容易になるのです。

タブレット端末、またはスマートフォンから打刻できる簡単なシステムが多く存在していますので、自社の業務形態などに合わせて適切な勤怠管理システムを導入してみましょう。


書類電子化で快適なリモートワークを実現できる

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働き方改革関連法案と新型コロナウイルス感染拡大の影響により、オフィスに出社しないリモートワークは爆発的に普及しました。

総務省が公開した「新型コロナウイルス感染症流行下でのテレワークの実態に関する調査動向」によると、コロナ前の2019年にリモートワークを導入していた企業は20%でしたが、コロナ後は最大で70%まで拡大しています。

緊急事態宣言解除後は導入企業が多少減少したものの、国を挙げてリモートワークの導入と定着を進めているという背景から、今後も新しい労働スタイルの基準としてリモートワークが継続していく可能性は非常に高いです。


ライフワークバランスを実現できる新しい働き方として注目されているリモートワークを企業に取り入れるためには、書類電子化の導入は必要不可欠です。


たとえば、紙で見積書、請求書、稟議書、契約書などを作成していた場合、リモートワークによりオフィス外で仕事をしていても、わざわざ出社しなければいけない場面が訪れてしまいます。

しかし、紙ではなく電子化していれば、やむなく出社しなければいけないケースは少なくなるでしょう。最低でも、請求書を作るためだけに出社しなければいけないといった事態は避けられるはずです。

さらに、書類を電子化することで、リモートワーク環境下でもオフィスにいる時と同じ書類を閲覧することが可能になり、業務効率の低下を防ぐ効果もあります。

快適なリモートワーク環境を従業員へ提供したいと考えている企業は、まず書類の電子化から導入を進めましょう。


まとめ

書類電子化で業務改善できる3つの作業と、リモートワークにおける電子化の重要性を紹介してきましたが、参考になりましたか?

紙を電子化することで改善できる業務を把握し、自社にプラスになる活用方法を模索していくことが重要です。

書類電子化で業務改善をしたいけど導入方法がわからない、そんな悩みを抱えている方は、書類の電子化を通じて郵送業務の効率化を実現する『e-announce』へご相談ください。

帳票、請求書類、人事書類といった重要書類を電子化して送付できるため、業務の効率化と最適化を実現できます。『e-announce』のサーバーに書類をアップロードするだけの簡単作業であり、導入から運用までをフルサポートいたしますので手間はかかりません。

請求業務に手間がかかる、書類を電子化したい、リモートワークを導入したいと考えている方は、『e-announce』へお気軽にお問い合わせくださいませ。

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