catch-img

ペーパーレス化、どうせならRPA化も同時に。効果を最大限に!

 人事、総務、経理などのバックオフィス業務、直接利益を生み出す部署ではないですが、どんな企業でも必ず必要な業務です。しかしながら、業務自体が受け身であることが多いが故に、なかなか効率化やシステム化が進まないことが多々あります。にもかかわらず、消費税の増税、郵送費の上昇、人件費の高騰や不足といった問題が山積の部門でもあります。

 そこで今回はそんなバックオフィスの「改革」の一つのアイディアをご紹介したいと思います。


目次[非表示]

  1. 1.なぜ、効率化しなければならないのか?
  2. 2.業務効率化の簡単な手段
  3. 3.電子化に関する法律は10数年も前に施行されている
  4. 4.帳票の電子化のメリットとデメリット
  5. 5.電子化のついでにRPA化(自動化)もやってしまう
  6. 6.今がチャンス!


なぜ、効率化しなければならないのか?

政府が掲げる「働き方改革」の目的のひとつに、ワークライフバランスの実現がありますが、実はもうひとつ、改革を進めなければならない大きな理由があります。それは“自然発生的に増えていく仕事を考慮する”こと。これまでどおりの仕事するならば、増えた分は残業で補う不可欠があります。仕事を増やす要因は、自分たちの考え方から発生してることもあるのです。


 人はある時間だけ使ってしまう(パーキンソンの法則)

納期には余裕があったはずなのに、結局ぎりぎりになってしまったという経験はありませんか。早起きしたのに出社が始業間際になってしまうのも同じです。「パーキンソンの法則」は、「人は時間もお金もあるだけ使ってしまう」と説いています。転職して収入が増えたのに毎月の貯金額は変わらない、なども当てはまります。

社内を見渡せば、この法則に当てはまるものがたくさん見つかります。会議の資料や顧客への提案書で、情報量や見栄えにこだわるあまり直前まで作り込みをするのもそうかもしれません。自分や部下のスケジュールが埋まっていないと気になる人や、毎日残業しないと評価しない上司などもそうでしょう。

つまり、「人は仕事がないときでも仕事をつくってしまう」傾向があるのです。


黙っていても仕事は増える、積極的に伸ばそうとしなれば売上は落ちる

「コンプライアンス」という言葉が出てきて以来、社内ルールの厳格化、その明文化や記録化などが行われるようになりました。まさしく増えた仕事の典型です。

ライバル会社が新製品を出したり、異業種からまったく新しい価値の商材が投入されたりすれば、なんらかの対処をしなければなりません。製品のライフサイクルが短くなれば、早期の新製品の開発が求められ、短期間に同じ量の仕事をこなさなければならなくなります。

人口減少、異業種からの参入、製品ライフサイクルの短縮などが複合化すれば、商品やサービスはますます売れなくなります。売上を確保するためにこれまで以上に努力する必要があるため、これらも仕事を増やす要因です。


しかるに、業務の効率化はし続けなければ自然に業務量は増大してしまうので、効率化が必須なのです。


業務効率化の簡単な手段

オフィスの構造を物理的に変更したり削減したりすることは、かなりの労力とコストを要します。しかしICTによる仕事の効率化ならば、そこまでの投資は必要としません。代表的な例を見てみましょう。


「電子化」して減らし、「見える化」して無駄を無くす

真っ先に取り組みたいのがペーパーレスです。ペーパーレスは、以下の手順で取り組むのが良いでしょう。

 -書類の種類を減らす:提出書類の見直しをして、削減や結合に取り組む。

 -書類の枚数を減らす:フォーマットの変更、ルールによる枚数上限規定などを設定し、簡素化を目指す。

 -電子化して回覧、ストック、削除:可能な限り書類を電子化し、紙書類の保管や検索、廃棄コストを削減。

テレビ会議やWeb会議システムも効率化に適したツールです。会議の時間は必要ではありますが、非生産的な時間ともいえます。特に削減したいのは単なる報告の会議です。一方、課題発生の都度、対面で協議したほうが結果も早いケースもあるので、大きな会議を小さなミーティングやコミュニケーションに置き換える考え方がありえます。そのようなときに、自分のデスクや外出先からでも参加できるWeb会議システムがあれば、会議室への移動の時間や会議室を予約する手間を削減することができます。また、案件管理ツールでプロジェクトの進捗状況を「見える化」できれば、集まって進捗を確認しあう時間を減らすことができます。


「テレワーク化」でどこでも業務ができるようにする

ICTツールの活用により、「距離」「時間」「容量」などの物理的な壁を取り払うことができます。出張中でもモバイル機器を使い、デジタル上で稟議の決裁ができるワークフローや、いつでも必要な情報にアクセスできるクラウド環境でのファイル共有、そして、スタッフとの打ち合わせをどこでもできるビジネスチャットなども、効率化を推進する強力な味方となります。


RPAやAIを活用する

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)やAI(人口知能)の活用も、仕事の効率化には欠かせません。RPAは、経理や事務のような定型的な業務をロボットが代行する技術です。伝票処理の例では、これまで人が数値を読み、キーで打ち込んでいた作業を、OCRの読み取りと自動的に振り分けてデータベース化するRPAがあります。次の工程もソフトウェアのプログラムで自動化されていれば、次々に処理されていくことになります。判断が必要な場面はAIが担当するので、ヒューマンエラーを極力排除できます。昼夜問わず稼働できるので、仕事の正確さと速さが格段に向上します。社員の仕事をコア業務に絞るため、単純作業を機械に代替させるという発想です。


電子化に関する法律は10数年も前に施行されている

「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の違い

文書の電子化に関する法律には「e-文書法」と「電子帳簿保存法」があります。これから電子化を進めるにあたり、それぞれの法律の内容を理解し、違いを理解しておくことが必要です。ここで、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の違いについてご紹介するとともに、二つの法律のメリットについても考えてみましょう。

まずe-文書法とは、民間事業者が保管している文書に関する法律と、行政庁の承認といった手続きの規定などを定めた法律の2つを指し示した通称となります。今から遡ること約15年の2004年に制定され、2005年に施行されました。

簡単に説明すると、従来、紙の原本保存が法律で義務付けられていた文書に関して、電子化して保存することを許可した法律です。しかし、どのような文書でもその対象となるわけではありません。経済産業省では以下の4つの要件を示しており、文書の種類や関連する法律、管轄する省庁などにより示される要件は異なる場合があります。

・データをパソコンやディスプレイなどを用いて、明瞭な状態で閲覧できる「見読性」

・事故や操作ミスで滅失することを防ぎ。改ざんや消去があっても確認できる「完全性」

・不正や不適切なアクセスを防止する措置を講じている「機密性」

・必要なデータを即座に探し出すことができる「検索性」

一方、電子帳簿保存法とは国税関係帳簿を電子化して保存する方法を規定した法律で、1998年に施行されました。当初はシステム上で電子データとして作成されたデータを対象としており、紙文書をスキャンしたデータは保存対象になっていませんでした。その後e-文書法の施行にあわせて改正され、領収書や請求書といった国税関係書類について、スキャナによる電子化、さらにはスマートフォンやデジタルカメラによる電子化されたデータも保存が認められるようになりました。電子帳簿保存法においても対象となる文書には、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件が求められています。

混同されがちな二つの法律ですが、このようにe-文書法は文書の電子化を認める法律で、電子帳簿保存法は国税関係書類のみを対象とする法律であるということが、知っておくべきポイントとなります。

帳票の電子化のメリットとデメリット

ここで、帳票を電子化することでなにがメリットで何がデメリットなのかも確認しておきましょう。そもそも、企業内ではデジタル化が進み、見積書や請求書などは何らかのシステムで管理されているケースがほとんどです。帳票として出力する時点で、旧来のように紙に出力するのではなく、PDFなどのデジタル文書で出力する方法に切り替えれば、帳票をメールで送信できます。その結果、折りや封入作業にかかっていた時間が不要になるだけでなく、郵送や洋紙・封筒などにかかっていたコストも大幅に削減されます。さらに郵送とは異なり、取引先に情報を瞬時に届けることができようにもなります。

一方、メールにファイルを添付する作業は添付のミスや漏れ、宛先違いなどの危険性があるので、メールを送信する際にダブルチェック等をすることも必要な場合があります。加えて、セキュリティに関して送信するデータに暗号化などを施す場合、主導では面倒なので暗号化システムや同様のサービスの導入が必要になることもあります。さらに、メールの場合は届いたかどうかの確認が難しいという点もデジタル化を阻む障壁となる場合があります。もちろん郵送でも特別な書面以外は書留などを使うことは少ないので紛失のリスクはあります。しかし、国内の郵便事情は長年の実績から非常に信頼性が高く、受け取り側のミスも含めメールに対する信用度は郵便のそれには至っていないのが現状です。


電子化のついでにRPA化(自動化)もやってしまう

上記のような帳票の電子化のメリットを最大限にし、メールによる送付のデメリットを解消する一つの方法は、昨今取り沙汰されているRPA(Robotic Process Automation)と組み合わせることです。このアプローチを行うことで、ペーパレス化の効果を最大化するためのRPA導入と、RPA導入時にボトルネックとなる紙媒体での業務、密接な関係にあるRPA活用とペーパーレスの両方の課題を解決することができます。

イメージ図

このように、データの作成、入力、宛先入力をRPA化してしまえば、ペーパーレス化も実現し、添付ミスや誤送信などのトラブルを回避することができ、なおかつ、トータルとしては業務の効率化も最大限になります。

今がチャンス!

この10月から消費税が上がりましたが、政府は消費の冷え込みを抑えるための方策の一つに、キャッシュレス決済のポイント還元を行っています。これに呼応してさまざまな企業がこのキャッシュレス化(紙幣レス化)のビジネスが生まれ、期間も定められているので各社も一気に顧客を取り込もうと、サービスを利用したときの還元を競って大きくしています。世間の反応も呼応し、いままで現金主義だった方も多くの方がこのキャッシュレスサービスを利用するようになりました。これに伴い、決済だけでなく、各種申請や、ショッピングなどの電子化も加速度的に増大しています。「紙」へのこだわりがひょんなところから無くなるきっかけになっています。

増税に伴い、郵送や運送料金も上がっている今、いままで請求書や契約書は紙でなければならないという概念も今なら変えるチャンスなのです。



いかがでしたか。今回は単にペーパーレスということだけでなく、最新のICTツールを活用したケースについてご紹介しました。皆さまのペーパーレス化の一助となれば幸いです。

帳票の電子化に関しては、こんなサービスもあります。https://www.e-announce.net/

RPAの活用に関しては、こんなツールもあります。https://rpa.argos-service.com/

郵送関連業務にお困りの方は、 お気軽にご相談ください

郵送関連業務でお困りのことはございませんか?
e-announceの概要と背景、簡単なシステムフローの説明資料です。何でもお気軽にご相談ください。