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郵送業務効率化におけるRPAツール導入の5つの役割と選び方

働き方改革が進む今、郵送業務の自動化や効率化を図ることができるRPAツールを導入する企業は年々増加しています。

人材不足の解消や人件費の削減に加え、ペーパーレス化によるコスト削減などができるため高い関心が持たれていますが、それでもまだRPAツールについて深い知識を持っていない人が多いのが現状です。

そこで、この記事では郵送業務とRPAツールの相性や、ツールが担う5つの役割について詳しく解説していきたいと思います。ツールの選び方についても紹介しているので、導入を検討している方は是非この記事を参考にしてみてください。


目次[非表示]

  1. 1.郵送業務はRPAツール導入で効率が上がる
    1. 1.1.人件費などのコストを大幅に削減することができる
    2. 1.2.顧客とスピーディーにやり取りが出来る
    3. 1.3.作業効率と生産性がアップする
    4. 1.4.業務の変更にも簡単に対応できる
    5. 1.5.人為的なミスを減らすことができる
  2. 2.RPAツールの選び方
    1. 2.1.デスクトップ型とサーバー型
    2. 2.2.RPAツールには3つの段階が存在する
    3. 2.3.汎用型と特化型
  3. 3.郵送業務効率化の為のおすすめRPAツール
  4. 4.まとめ


郵送業務はRPAツール導入で効率が上がる

RPAとはロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略で、ロボットによる業務自動化のことを指し、これまで人間が行ってきた作業をロボットが代行することで業務の効率化を図ることができるツールです。

主にデータ上で処理できる、手順や内容が決まっている定められたルールに従って繰り返し行う作業を担うことが出来ます。

郵送業務は特に定型的な作業を繰り返すことが多いため相性が良く、社会的にデジタル化が加速していることもあり、書面を電子化できるRPAツールは大きな注目を集めています。

さらに、実際に郵送業務にRPAツールを導入することで、企業にどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

●      人件費などのコスト削減

●      顧客とスピーディーにやり取りが可能

●      作業効率と生産性の向上

●      業務の変更にも柔軟に対応

●      ミスを減らすことが出来る

以上の5つの役割があるので、一つずつ詳しく解説していきましょう。


人件費などのコストを大幅に削減することができる

RPAツールを導入すれば、これまで人が行っていた作業の負担を減らすことができるため、業務時間の短縮に繋がります。

手作業で郵送業務を行う場合は請求書の発行、封入、郵送などに手間がかかり、複数の社員で1日がかりになってしまうこともありますが、書面をデジタル化し自動で業務を行うことで手間を大幅にカットすることが出来る為、人件費の削減にもなります。

また、今まで紙媒体で行っていた業務をデジタル化することで郵送費、紙代、印刷費のコストを削減することも出来ます。郵便料金の再値上げの動きもありますので、今後も更に効果は大きなものになっていくでしょう。

ツール導入時に生じるソフトウェア費用を考慮しても大幅なコストカットとなります。

顧客とスピーディーにやり取りが出来る

RPAツールを導入することで、顧客の発送帳票などを電子交付書類で作成することが出来ます。電子書類を自動で交付すると、顧客はパソコンやスマホから簡単に確認を行うことが出来る為、スムーズにやり取りを行うことが可能となります。

郵送で行った場合、発送から顧客に届くまでに1週間近くかかるケースもあり、情報の伝達に時間差が生じてしまいます。

自社と顧客のコミュニケーションを円滑にすることで新たなビジネスチャンスが生まれることもあるため、スピーディーに情報共有できるRPAツールの導入は大きなメリットになります。

作業効率と生産性がアップする

作業効率と生産性の向上もRPAツール導入のメリットになります。単純作業をなくすことで、社員のモチベーションがアップするだけではなく、人間が行うべきクリエイティブな業務や新たなビジネスを考案する時間に使うことができるようになります。

毎月の郵送業務に時間を割かれると、他の業務に支障をきたすこともある為、会社全体の利益が損なわれてしまう可能性もあります。

単純作業は集中力の低下にも繋がりますが、自動化することで労働時間などに関わらず、常に高い精度で業務を行うことが出来ます。

業務の変更にも簡単に対応できる

RPA以外にも業務のサポートをするツールはありますが、業務やルールの変更があった際に手間や知識が必要になるものが多く、変更に時間を割く必要があります。またプログラミング言語などを使って新たに設定し直さねばならないものもある為、知識が無い場合は変更がある度にエンジニアに依頼する必要があり、余計な費用が生じてしまいます。

しかし、RPAツールでは設定変更を簡単に行うことができ、ルールを素早く書き換えることができます。簡単かどうかは実際に使う人のスキルによっても異なると思うので、導入前にトライアルを行うことが望ましいと思います。

顧客情報の変更や追加が多い郵送業務においては、設定変更の手軽さも重要なポイントとなります。

人為的なミスを減らすことができる

人が作業するとどうしても入力や処理にミスが出てしまいます。極力減らすことはできますが、その分時間や労力を使うので効率が良いとは言えません。RPAツールでは定められたルールに従って業務を正確に行うことができる為、人が行う時のような書き間違いや、発送のミスは起こりません。

また、問い合わせなどの対応も自動化することでレスポンスの早さにも期待することができ、顧客満足度を上げることも可能です。


RPAツールの選び方

RPAツールは複数の種類があり、特徴をしっかりと把握し企業に最も適したツールを選択することで効率化を図ることが出来ます。そこで、ここからはツールを選ぶ時に必要なそれぞれの特徴について解説していきたいと思います。

また、企業が抱えている課題を明確にすることも重要になるので導入前に把握するようにしましょう。

デスクトップ型とサーバー型

RPAツールにはデスクトップ型とサーバー型の2種類があります。扱えるデータの規模が異なるため、作業する量によって選択する必要があります。それぞれの特徴は以下のようになります。

デスクトップ型:一つのパソコン内で働くツールで、パソコンを使用するユーザーに特化した業務に限定されます。初期費用は低めですが特定のパソコンのみで作業を行うため、大量のデータ処理には不向きです。

サーバー型:デスクトップ型とは違いサーバー内で働くツールです。複数のパソコンから利用することができるため、大量のデータやルールを一括で処理することが出来ますが、初期費用は高めになっています。

RPAツールには3つの段階が存在する

RPAツールには3つ段階があり、クラスごとに行うことが出来る内容が異なります。クラスによってコストが変わるため、導入する際にはどのような業務に対応させたいのかを把握して、最適なツールを選ぶ必要があります。

クラス1(RPA):人が決めたルール通りに忠実に作業を行うため、データ入力や検証作業などの定型業務に適しています。変更があった時にはその都度、人間が設定を変更する必要があります。

クラス2(EPA):RPAとAIが連携を取って作業を行うことが出来ます。イレギュラーな変更にも自動で対応できるため、定型業務以外の作業にも適しています。

クラス3(CA):EPAよりも高度なAIを用いることでデータの分析や改善を行うことが出来ます。学習能力も高く、意思決定も自らできるため人間と同じ立場に立って業務を行うことが出来ます。

汎用型と特化型

ツールによっては幅広い分野に対応できる汎用型と、専門的な作業を行うことが出来る特化型の2種類あります。

汎用型:様々な分野に対応して作業をすることが出来ます。しかし、設定の変更があった時の手間や細かい設定ができない可能性があります。

特化型:それぞれの専門的な業務にも対応することが出来ます。しかし、用途によってツールを導入する必要があるためコストが高くなります。


郵送業務効率化の為のおすすめRPAツール

上記で説明したツールの相性や特徴を踏まえた上で、郵送業務を効率化させるために最もおすすめしたいRPAツールが、ウィルアシストが提供している「e-announce」です。

日々、契約書や請求書などの書類を郵送する作業を大量に行っている企業も多いと思いますが、e-announceを導入することで、書面を電子化し郵送業務の自動化を行うことができ、単純作業をカットするだけではなく、コストの削減をすることができるツールとなっています。

すでに使用しているシステムを変更することなく、最短4週間で導入することができるためスムーズに業務の自動化を図ることが可能です。また、あらゆる書面に対応しているため、特殊な書類を扱っている企業も問題なく利用を開始することが出来ます。

企業に合わせたプランも複数あり、自社にあった料金設定で利用することも可能となっています。e-announceを導入した際にどれほどの費用をカットできるのか一部の実例をご紹介します。

通常の場合は82円の定型封筒を月に2000通郵送している企業だと、82円×2000通で164,000円の費用が必要になります。

しかし、e-announceを導入すれば、月額費用の30,000円と1通で39円の従量料金で費用をまかなうことが出来ます。39円×2000通で78,000円となり、月額費用の30,000円を足しても108,000円になるので毎月56,000円のコストカットとなります。

初期費用に50,000円かかりますが、それでも年間で考えると622,000円もの費用を削減することが可能となります。

毎月郵送する書類の枚数によって従量料金が異なるため、自社で抱えている郵送業務に合わせたプランを知りたい方はお問い合わせ下さい。


まとめ

郵送業務にRPAツールを導入することで、これまでかかっていた人件費や作業を削減することが出来ることは分かっていただけたと思います。AIシステムの発展やロボットによる自動化で、人間の仕事が奪われると言われていますがそうではありません。

今まで行っていた単純作業を自動化することで、人間はこれまで以上に専門的な業務に集中することができ、新たなビジネスを発展させることができるのだと思います。

企業の規模に関わらずRPAツールを使用することで、大きな働き方改革を行うことができ、これからの仕事の良きパートナーとなっていくと思うので、毎月の郵送業務にお困りの方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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