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請求書を電子化するメリットと法律的に有効にするための3つの要件

会社を経営するために不可欠な請求書。

従来までは紙でやり取りするのが一般的でしたが、ペーパーレス化の普及に伴い電子化された請求書をやり取りする企業が増えています。その背景には、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の施行により、電子化された請求書が法律的に有効になったことも要因として挙げられます。

請求書を電子データで発行、送付ができるようになった昨今ですが、電子化された請求書を法律的に有効にするためには必ず押さえなければいけない要件があります。

この記事では、業務を効率化できる請求書を電子化するメリットと、法律的に有効にするための要件を詳しく紹介していきます。紙から電子化への移行を考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。


目次[非表示]

  1. 1.請求書の電子化とは
  2. 2.請求書を電子化するメリット
    1. 2.1.収納隙間の削減
    2. 2.2.郵送コストの削減
    3. 2.3.作業効率のアップ
  3. 3.電子化された請求書を法律的に有効にするための要件
    1. 3.1.真実性の確保
    2. 3.2.税務署長の承認
    3. 3.3.検索性の確保
  4. 4.まとめ


請求書の電子化とは



請求書の電子化とは、請求書をPDFなどの電子データで作成し、メールなどを通じて取引先へ送付することを指します。

従来までは請求書は紙で作り、印刷した後に送付・保管するのが一般的でした。保存義務期間が5年から7年と定められているため、請求書は日ごとに溜まり、保管場所も膨大なスペースを確保しなければいけませんでした。

しかし、平成17年に施行されたe-文書法により、紙での保存が義務付けられていた請求書でも一定の条件を満たせば電子データとして保存できるようになりました。

法律的に問題がなくなったことで、さまざまなメリットを享受できる電子化へと多くの企業が切り替えるようになったのです。


請求書を電子化するメリット

請求書を紙から電子データへと移行することでどのようなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく解説していきます。



収納隙間の削減

請求書を電子化することで、これまで紙の書類を収納しておくために確保していたスペースを削減できるようになります。

前述したように請求書は自社と取引先の双方が長年に渡り保管しておく必要があるものです。すべて紙で保管しておくには多くのスペースを有しますので、一定の収納スペースを確保する必要がありました。しかし、電子データであれば収納スペースは必要ありません。

これまで従業員が働く場所と収納スペースを分けていた会社でも、請求書を電子化してペーパーレス化を推進すれば、そこまで広くないオフィスでも仕事を続けることができるのです。


郵送コストの削減

郵送コストの観点から見ても請求書の電子化は多くのメリットをもたらしてくれます。

従来までの紙で作った請求書を取引先に郵送する場合、紙代、インク代、郵送代といったさまざまなコストが必要でした。1件あたりのコストは低くても、1年を通して考えれば決して無視できないコストになります。

しかし、請求書を電子化しておけばメールに添付して送信するだけで完了です。コストだけではなく送り状や宛名ラベルなどを印刷する手間も省けますので、業務効率も上がるでしょう。


作業効率のアップ

従来までの紙で作った請求書は探すのが非常に大変でした。

ファイリングして分別しているとはいえ、収納スペースまで行って自分の目で確認しながら探さなければいけないため、面倒な手間がかかっていました。

しかし、請求書が電子化されていれば検索システムを利用して容易に目当ての書類を見つけ出すことができます。

従業員の作業効率を上げて手間を削減できるという点においても、請求書の電子化は大きなメリットをもたらすことできるでしょう。


電子化された請求書を法律的に有効にするための要件



業務効率やコスト面で大きなメリットをもたらしてくれる請求書の電子化ですが、法律的に有効な書類にするためには以下で紹介する要件を満たしている必要があります。


真実性の確保

電子化された請求書の最大のデメリットは容易に改ざんを行える点です。そのため、改ざんしていないという『真実性の確保』がなければ法律的に有効な請求書にはなりません。

真実性を確保するため、具体的に以下の「いずれか1つ」を満たしている必要があります。

  • データの受領後遅滞なく認定タイムスタンプを付与する
  • 改竄防止等のための事務処理規程を作成し運用する
  • データを改竄/削除できないシステム等を利用する
  • 書類の発行者側で認定タイムスタンプを付与

誰がいつ書類を電子化したのかを証明する電子証明や、電子書類が記録された時間に作成されたことを証明するタイムスタンプが一般的に広く利用されています。


税務署長の承認

事前に税務署長の許可を得ていなければ、紙で保管していた書類を電子データへ変更して保管することはできません。

電子帳簿保存法によると原則として課税期間の途中から適用できないとされていますので、電子データへ変更する3ヵ月前までには申請書を税務署へ提出しておきましょう。


検索性の確保

電子データで請求書を保管する場合、検索性を確保しておく必要があります。これは、税務調査の際に効率よく調査ができるようにするために義務付けられているものです。

具体的には、使用しているシステムに「検索機能がついているかどうか」が重要です。

システムの関連書類が用意されている必要もありますので、法律的に有効な電子化された請求書を扱いたいという方は、必ず検索機能がついているシステムを利用してください。


まとめ

請求書を電子化するメリットと法的に有効にするための要件を紹介しました。

「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の改正により多くの会社が請求書の電子化を進めていますが、依然として紙の請求書を使い手間とコストをかけている会社は少なくありません。

重要書類を電子化して作業効率を削減したいと考えている方は、「e-announce」の利用をぜひ検討してみてください。

e-announceを使えば、誰でも簡単に請求書を電子化して送付できます。サーバーにアップロードするだけで電子メール交付も可能なので、業務の効率化を実現できます。

導入から運用までをフルでサポートいたしますので、請求書の電子化を進めたいと考えている事業者さまは、ぜひe-announceへ気軽にご相談くださいませ。

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