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【事務管理者様向け!】本当に書類の電子化は進むのか?


目次[非表示]

  1. 1.ウィズコロナに伴う働き方の変革について
  2. 2.電子化のメリットとデメリット
    1. 2.1.【メリット】
    2. 2.2.【デメリット】
  3. 3.まとめ


ウィズコロナに伴う働き方の変革について

ウィズコロナに伴ってテレワークや働き方改革、DX等いろんな業務改革のキーワードが飛び交っていますが、これらの改革は大手企業は対応可能ですが、中小の企業にあってはやりたい意向は強くとも、実際には導入できている企業は少なくありません。

  中小商取引、デジタル完結 受発注や請求、決済といった企業間の取引をデジタルで完結するための官民連携の取り組みが動き出す。業界やソフトウエアごとに仕様が異なるデータを交換する基盤を2022年度にもつくる。いまは仕様の違いで連携が難しく、紙やFAXでのやり取りが残っている。中小企業を中心に生産性の向上につなげる。受発注データのやりとりには「電子データ交換(EDI)」という方法が使われている。業界ごとに仕様が決められ、他の業 日本経済新聞

日本全体の効率化を考え、圧倒的多数の中小企業の変革がなければ、グローバル化している世界的競争力は下がる一方になってしまいます。そこで、ここで述べたいのはその中でも比較的容易に変革することが出来る、書類の電子化について考察を書きました。


電子化のメリットとデメリット

書類や図面等の紙媒体の電子化には、メリットとデメリットがあります。
電子媒体には、紙媒体に無い有用性もありますが、間違いなく紙のほうが優れている点もあります。
そのいくつかを上げてみましょう。

【メリット】

パソコン等で管理できる共通フォーマット(TIFF等)のでデータの送受信が可能です。

過去のものも含めて膨大な情報を迅速にしかも簡潔に検索できます。

情報共有が簡単にできます。

担当者不在でも、別の人が替わって業務を遂行できます。

遠隔地へもデータ送受信できます(世界中)。

複写も簡単にできます。

書庫などの保管スペースが少なくてすみます。

紛失が発生しても完全な複製をバックアップしておけば安心です。

人的災害や自然災害のリスク回避が可能です。

データの劣化がありません。

紙を使わない為、エコロジーです。


【デメリット】

パソコンがないと利用できません。

パソコンを使える人がいないと利用できません。

一覧性にはには劣るので大きな図面等の確認には不適です。

データベースを作らないと、膨大なファイルの中からファイルを探すことが困難です。

ファイル形式によって、改ざんが容易にできます。

完全な複製が作成可能になってしまいます。

パソコンやネットワークはトラブルを起こすことがあり、その際には利用できなくなります。

セキュリティー対策が不可欠になります。(コンピュータウイルスや停電、落雷など)。

長期保存の場合、メディア自体が劣化し完全に読めなくなる場合があります。


まとめ

時代の後押しもあり書類の電子化は加速しています。本記事では、中小企業においての書類の電子化の現状の記事や、電子化におけるメリット・デメリットについて解説しました。

もし、書類の電子化に関してご検討しているようであれば、こちらのサイトもご覧ください。


  https://www.e-announce.net/ https://www.e-announce.net/




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