catch-img

書類電子化で働き方改革を実現!導入後のメリットを詳しく解説

一億総活躍社会実現に向けた最大の取り組みとして今、日本は従来の労働環境を大幅に見直す働き方改革の実現を目指しています。

少子高齢化に伴う労働人口の減少や働くスタイルの多様化などを背景に、政府主導で働き方改革は促進されています。しかし、上司が声掛けをするなどして時間外労働を防止する意識は強くなっている傾向にあるものの、従業員の労働環境を抜本的に見直す働き方改革を促進している企業の数は依然として少ないのが現状です。

働き方改革で目指している施策に長時間労働の見直し、残業撤廃、出社しないテレワーク導入などがありますが、これらは従業員ひとりひとりの業務を効率化することで実現できます。そのための手段として注目されているのが、書類の電子化です。

本記事では、書類電子化で働き方改革を促進する方法やメリットを詳しく解説していきます。企業に導入して働き方改革の促進を考えている方は、ぜひ参考にしてください。


目次[非表示]

  1. 1.働き方改革の重要性
  2. 2.働き方改革を実現できる書類電子化の導入メリット
    1. 2.1.作業効率の向上
    2. 2.2.コストの削減
  3. 3.まとめ


働き方改革の重要性

workstyle01


そもそも、なぜ働き方改革が必要だと言われるようになったのでしょうか。その背景には、日本が抱えている大きな問題があります。

  • 人口減少に伴う労働者不足
  • 長時間労働による生産性の低さ
  • 多様な働き方に対するニーズ

日本の人口は2008年をピークに減少し続けています。厚生労働省が公表した「日本の将来推計人口」によると、日本の人口は2050年頃に1億人を割り、2065年には8,808万人になると予測されています。つまり、働く人は今後さらに減少していきます。

日本で慣習化している残業、長時間労働、休日出勤などは労働生産性が低いことから見直す動きが活発化しており、子育てや介護をしながらでも働ける環境を作ることで労働参加率を上げる取り組みの重要視が増しています。

企業が働き方改革の重要性を理解し推進することで、従業員はワークライフバランスに合わせた働き方を実現できます。

労働人口が減り続ける今の日本において、働き方改革の推進は安定した経営を続けていくうえで欠かせない施策です。

そのためには、従業員に無理して残業や長時間労働をさせなくても利益を上げることができるシステム作りと、作業効率を上げるための取り組みが必要なのです。


働き方改革を実現できる書類電子化の導入メリット

workstyle02


請求書、帳簿、人事書類など、企業では日々膨大な種類の書類が作成されます。

これらの書類はすべて紙で運用するのが一般的でしたが、現在はパソコン等で電子化ファイルとして運用、保管、保存する取り組みが増えています。

書類電子化は、働き方改革を促進するうえでも非常に重要な施策のひとつです。その導入メリットを、以下の項目でひとつずつ詳しく解説していきます。


作業効率の向上

書類電子化の最大の導入メリットは、従業員の作業効率を上げることができる点です。

従来の日本で常態化していた残業、長時間労働、休日出勤は、従業員ひとりひとりの作業効率を上げることで解消できます。そのためには、人の手で行っていた作業をデジタル化するという方法が最も効率的です。

今まで人が行っていた作業を機械に任せることで長時間労働が可能になるだけではなく、人的ミスも防ぐことが可能です。

紙で運用していた書類を電子化することで、以下の作業効率を上げられます。

  • 棚やファイルから目当ての書類を探す手間がなくなる
  • 書類をメール等で簡単に送受信できる

検索機能を活用して目当ての書類をすぐに見つけられるようになるだけではなく、メール等で簡単に重要書類の送受信ができるメリットがあります。その結果、従業員がオフィスにいなくても書類のやり取りが可能になるので、テレワーク環境下にも適しています。


コストの削減

書類電子化を導入することで、コストを大幅に削減できます。

紙は意外と多くの費用が発生するもので、紙代、印刷代、印刷機器、メンテナンス代が運用には必要です。さらに、紙書類は郵送する手間とコストもかかるため、郵送と廃棄にも費用がかかり、当然ですがその業務に携わる従業員の人件費もかかります。

しかし、書類電子化を導入することで、これらのコストはすべて削減できます。余分だったコストを削減できれば、その分を頑張っている従業員へ還元したり、新しいサービスへの投資に充てることができるようになります。

従業員の頑張りを評価して還元する取り組みも、心地よく遣り甲斐をもって働いてもらうためには必要不可欠な施策です。


まとめ

書類電子化を導入して働き方改革を実現する重要性とメリットを解説してきましたが、参考になりましたか?

労働人口が不足しても利益を上げ続ける企業を作るためには、従業員ひとりひとりの作業効率を向上させる取り組みが必要です。また、その取り組み自体が働き方改革に繋がり、従業員が心地よく働ける環境作りにも直結していきます。

そのために必要な施策としておすすめしたいのが、文書の電子化です。

文書を電子化して郵送業務を効率化したいと考えているが、何をどうしたら良いかわからない…そんな悩みを抱えている方は、『e-announce』へご相談ください。

郵送業務を自動化できる『e-announce』なら、従業員の手間を削減できるだけではなく、誤送信のリスク回避も可能です。重要書類だけを電子化したい、または大量の書類を一気に電子化したいなど、さまざまなニーズにも応えることができます。

郵送、作業、残業コストを削減できる『e-announce』を導入し、働き方改革を実現したいと考えている方は、お気軽にお問い合わせくださいませ。

郵送関連業務にお困りの方は、 お気軽にご相談ください

郵送関連業務でお困りのことはございませんか?
e-announceの概要と背景、簡単なシステムフローの説明資料です。何でもお気軽にご相談ください。